АПОСТИЛЬ - специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 года ставится на официальных документах государств - участников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Согласно пятой статье Гаагской конвенции, апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ».
В-первые апостиль был введен Гаагской конвенцией об отмене требований легализации иностранных официальных документов, совершенной 5 октября 1961 года (на территории Российской Федерации конвенция вступила в силу 31 мая 1992 года). Согласно этому документу апостиль проставляется на официальных документах, исходящих только от учреждений и организаций Российской Федерации как участника Гаагской конвенции, и не требует дальнейшего заверения или консульской легализации, признается официальными органами всех государств - участников Конвенции. Таким образом, апостиль освобождает граждан и министерства иностранных дел стран-участниц от взаимного контакта и длительной процедуры консульской легализации, если необходимо заверить подлинность официального документа.
Официальными документами конвенция признает:
- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
- административные документы;
- нотариальные акты;
- официальные пометки, такие, как отметки о регистрации;
- визы, подтверждающие определенную дату;
- заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.
Вместе с тем Конвенция не распространяется на:
- документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
- административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
Согласно Гаагской конвенции 1961 года, апостиль имеет форму прямоугольника со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.
Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:
- наименование государства, выдавшего апостиль;
- фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ;
- должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ;
- наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем;
- название города, в котором проставлен апостиль;
- дата проставления апостиля;
- название органа, проставившего апостиль;
- номер апостиля;
- печать/штамп учреждения, проставившего апостиль;
- подпись должностного лица, проставившего апостиль.
Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).
Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.
Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.
Хотя Конвенция и не предъявляет жестких требований к форме апостиля, следует иметь в виду, что в некоторых случаях отступления от установленной формы в одном государстве могут повлечь непризнание документа, удостоверенного таким апостилем, в другом государстве.
В Российской Федерации, являющейся участником Гаагской конвенции с 31 мая 1992 года, в настоящее время право проставления апостиля предоставлено следующим государственным органам (постановление Правительства Российской Федерации от 30 мая 2016 года № 479 «О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации»):
1. Министерство внутренних дел Российской Федерации - на выданных органами внутренних дел Российской Федерации справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов) и справках о реабилитации.
2. Министерство обороны Российской Федерации - на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации.
3. Генеральная прокуратура Российской Федерации - на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров Российской Федерации и на основе принципа взаимности.
4. Федеральное архивное агентство - на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами.
5. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела - на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
6. Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, - на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия.
7. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях, - на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об ученых степенях, ученых званиях.
8. Министерство юстиции Российской Федерации - на российских официальных документах, указанных в статье 5 Федерального закона «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», проставление апостиля на которых не относится к полномочиям компетентных органов, указанных в пунктах 1 - 7 настоящего перечня.